Implementar um plano de auditoria interna permite identificar riscos críticos, assegurar conformidade e reforçar a confiança nas operações e decisões empresariais.
Índice:
- O que é auditoria interna e qual o seu papel nas PME?
- É obrigatório fazer auditorias?
- Como construir um plano de auditoria interna passo a passo?
- A importância da formação na auditoria interna
- FAQ (Perguntas frequentes)
Numa altura em que as exigências de transparência e regulação aumentam, a auditoria interna afirma-se como uma ferramenta essencial. No entanto, muitas empresas ainda não dispõem de um plano estruturado que as oriente nesta atividade, nem sequer reconhecem o valor de a realizar.
O que é auditoria interna e qual o seu papel nas PME?
De acordo com o Institute of Internal Auditors (IIA), a auditoria é uma atividade independente, que visa “acrescentar valor e melhorar as operações de uma organização”. O propósito passa por avaliar a eficácia da gestão de riscos, dos controlos internos e da governance da empresa.
Portanto, implementar um plano de auditoria é uma oportunidade para detetar falhas críticas e prevenir riscos operacionais. Acima de tudo, este é um processo crucial para alinhar todos os processos com as metas estratégicas da organização.
No entanto, para muitas empresas, sobretudo PME, a auditoria continua a ser vista como uma prática reservada a grandes organizações. Na verdade, a sua aplicação em estruturas de menor dimensão pode mesmo ser determinante, tanto do ponto de vista operacional como no plano legal.
Nas PME, esta função pode ser assegurada por uma equipa interna dedicada. Caso os recursos sejam limitados, a responsabilidade pode ser atribuída a uma consultoria externa especializada.
O importante é assegurar que esta atividade é independente e cumpre as Normas Internacionais para a Prática Profissional de Auditoria Interna. Ou seja, mesmo que a auditoria seja realizada por uma equipa interna, a gestão deve reconhecer a sua autoridade. As funções da auditoria interna têm como objetivo:
- Melhorar os processos operacionais e administrativos;
- Detetar fraudes ou ineficiências;
- Aumentar a responsabilização das equipas;
- Apoiar a tomada de decisão com informação fiável e imparcial.
É obrigatório fazer auditorias?
A diferença entre auditoria externa e interna é que a primeira é legalmente exigida a certas entidades e supervisionada pela Comissão do Mercado de Valores Mobiliários (CMVM), sendo realizada em cumprimento de obrigações legais e regulamentares. Neste contexto, a CMVM supervisiona as auditorias externas das empresas cotadas em bolsa.
Além disso, esta é também uma prática obrigatória para organizações com sistemas de gestão certificados com normas de auditoria próprias. Por exemplo, empresas que devem respeitar normas de Qualidade (ISO 9001:2015), Ambiente (ISO 14001:2015), Segurança e Saúde no Trabalho (ISO 45001:2018), entre outras.
Relativamente a outras empresas, o IIA, representado em Portugal pelo Instituto Português de Auditoria Interna, recomenda vivamente a exigência da auditoria. Mas, na generalidade, a auditoria interna não é obrigatória.
Como construir um plano de auditoria interna passo a passo?
Portanto, mesmo que a sua empresa não seja obrigada por lei a realizar uma auditoria, importa conhecer o processo. Além de refletir os objetivos da organização, o plano deve considerar os riscos mais relevantes, os recursos disponíveis e as normas aplicáveis.
1. Diagnóstico inicial e mapeamento de riscos
A fase de avaliação permite identificar áreas críticas e construir uma matriz de risco da auditoria. Nesta matriz cruza-se a probabilidade de ocorrência de cada risco com o impacto que este poderá ter. Quanto maior for o nível do risco, maior prioridade terá na lista de ações de correção.
2. Definição de objetivos, critérios e âmbito
Com base no diagnóstico, definem-se os objetivos da auditoria. Por exemplo, garantir a conformidade, reforçar a eficiência operacional ou prevenir fraudes. Adicionalmente, devem ser delineados os critérios de avaliação e o respetivo âmbito, ou seja, os departamentos e processos a auditar.
3. Seleção da equipa e calendarização
Relativamente à equipa, é tão relevante a competência técnica como a independência dos seus membros face às áreas auditadas. A empresa deve, por exemplo, investir na formação de um ou mais auditores internos, garantindo o sucesso da operação. O calendário, por sua vez, deve ser realista e compatível com os ciclos de negócio.
4. Metodologias e ferramentas a aplicar
Uma boa prática para este processo é seguir a norma internacional ISO 19011:2018, que fornece diretrizes de como realizar auditorias de sistemas de gestão. Esta norma propõe um ciclo estruturado que vai do planeamento ao acompanhamento das ações corretivas.
Entre as ferramentas mais utilizadas, destacam-se: entrevistas, análise de documentos, observação direta e testes de conformidade. Atualmente, existem softwares de auditoria, como o SAP Audit Management, que permitem melhorar todo o processo.
A importância da auditoria interna
Por muito bem delineado que esteja o plano de auditoria interna, a sua execução dependerá da competência e preparação da equipa envolvida. A formação contínua é, por isso, um fator crítico de sucesso. Pode, por exemplo, apostar em formações específicas em auditoria interna de recursos humanos, sistemas de informação ou compliance.
Em suma, a auditoria interna deve ser vista como um instrumento de melhoria organizacional e prevenção estratégica. Para muitas PME, representa um investimento acessível com retorno elevado em controlo, transparência e sustentabilidade. Descubra como organizar um plano com a ajuda de um consultor VALORA To Win.
FAQ (Perguntas Frequentes) |
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