Sentiu dificuldades no fecho de contas do ano fiscal anterior? O novo ano é, sem dúvida, a oportunidade perfeita para reorganizar as contas da sua empresa e garantir um arranque bem-sucedido. Seguindo uma checklist bem estruturada, poderá otimizar processos, rever despesas e planear o seu crescimento empresarial, com segurança.
Para as organizações, sobretudo as pequenas e médias empresas (PME), rever e reavaliar os 12 meses do ano fiscal revela-se um processo essencial, para garantir a sua saúde financeira.
Acima de tudo, a reavaliação financeira anual e o planeamento do ano fiscal fortalecerão a sua competitividade no mercado.
Da revisão dos relatórios financeiros à atualização dos sistemas de contabilidade, as estratégias que sugerimos, neste artigo, vão simplificar a gestão do novo ano.
O que é um ano fiscal?
Ainda existe alguma confusão entre os termos “ano fiscal” e “ano civil”. Apesar de ambos terem 12 meses, o ano civil apresenta uma duração fixa, isto é, começa a 1 de janeiro e termina a 31 de dezembro, tendo 365 (ou 366) dias.
Já o período do ano fiscal poderá ser escolhido pela empresa, ou seja, não é obrigatório coincidir com o ano civil, incluindo apenas 360 dias (em termos contabilísticos, cada mês tem 30 dias).
Em Portugal, ambos os anos coincidem, mas há empresas que podem escolher um período de tributação diferente do ano civil.
Para tal, a organização terá de respeitar as condições definidas no artigo 8.º do Código do Imposto sobre o Rendimento das Pessoas Coletivas (CIRC). Uma dessas condições é, por exemplo, a empresa não ser residente, mas ter um estabelecimento estável em território português.
Checklist essencial para a organização financeira do ano fiscal
O fecho de contas no final do ano fiscal permite, então, às empresas executarem uma avaliação profunda do seu desempenho financeiro, que facilitará os ajustes contábeis necessários e o planeamento estratégico do ano seguinte.
Para ter sucesso nessa avaliação crucial, deverá, sem dúvida, adotar uma abordagem estruturada. Só assim conseguirá identificar áreas críticas e otimizar processos.
Portanto, siga, cuidadosamente, os seguintes passos vitais, para entrar no novo período de tributação com o pé direito.
1. Rever os relatórios financeiros do ano anterior
A análise dos relatórios financeiros fornecerá, certamente, informações essenciais sobre o desempenho da empresa. Estes relatórios ajudam, sobretudo, a entender:
- Onde foram alocados recursos;
- Que áreas excederam ou ficaram aquém das previsões;
- Os riscos a mitigar ou resolver.
Uma cuidadosa revisão de despesas e receitas do ano fiscal permite identificar ineficiências, como, por exemplo, gastos desnecessários e falhas na contabilidade.
A elaboração destes relatórios permite ainda apresentar aos acionistas e ao mercado, com clareza e transparência, o estado da saúde financeira da empresa.
2. Renovar o orçamento empresarial
Um orçamento bem delineado é, inegavelmente, a base para a sustentabilidade financeira de uma organização, ao longo do ano fiscal. Nesse sentido, deverá atualizar o orçamento, para alinhar as receitas e despesas com os objetivos estratégicos da empresa.
Ao rever o orçamento, considere, sobretudo, as:
- Despesas que poderá reduzir ou eliminar;
- Receitas previsíveis, tendo em conta imprevistos, variações sazonais ou tendências do mercado;
- Possibilidades de investimento.
Em suma, para uma gestão do ano fiscal adequada, a empresa deve garantir um fundo de maneio robusto, que salvaguarde tanto as despesas regulares como as inesperadas.
3. Garantir o cumprimento das obrigações fiscais
A conformidade legal de uma empresa tem, sem dúvida, um impacto direto na sua imagem junto de parceiros e clientes.
Portanto, as organizações devem prestar atenção aos principais prazos do calendário fiscal, nomeadamente às datas de:
- Entrega de declarações fiscais;
- Pagamento de impostos (por exemplo, o IRC e o IVA);
- Atualização dos dados nas autoridades tributárias.
Além disso, a análise das obrigações fiscais anuais permite identificar deduções ou incentivos tributários aplicáveis, sendo também o momento ideal para corrigir erros e evitar problemas futuros.
4. Conduzir a auditoria dos processos contabilísticos
A realização de uma auditoria interna no início do ano tem um papel de destaque na garantia da precisão e da conformidade das contas. Aliás, recomenda-se a execução deste processo, pelo menos, uma vez por ano.
Além de permitir identificar inconsistências ou erros, a realização de auditorias regulares promove a segurança e a confiança junto dos parceiros da organização.
Por fim, uma auditoria bem conduzida:
- Minimiza riscos na gestão de contabilidade no início do ano;
- Prepara a empresa para possíveis inspeções externas.
5. Atualizar as ferramentas e o software de contabilidade
Com a aceleração da digitalização empresarial, a eficiência na gestão contabilística depende, cada vez mais, do uso de ferramentas atualizadas e adequadas.
Aliás, um sistema desatualizado representa não só riscos para a segurança dos dados, mas também uma maior probabilidade de erros.
Desse modo, a atualização das ferramentas de contabilidade assegura:
- Maior eficiência na gestão dos dados;
- Conformidade com as novas regras;
- Integração de funcionalidades modernas, como a inteligência artificial (IA).
Atualmente, muitas empresas já adotam novas ferramentas digitais nas suas diversas operações. Contudo, algumas ainda resistem à utilização, por exemplo, de sistemas cloud, para armazenar e organizar dados.
Estratégias adicionais para garantir um ano fiscal sem falhas
Além de seguir esta checklist de contabilidade anual para empresas, pode ainda incluir, no planeamento do novo ano fiscal, outros passos relevantes, por exemplo:
- Defina key performance indicators (KPI) adequados — como o fluxo de caixa —, para rever regularmente o desempenho financeiro da organização.
- Organize reuniões mensais ou trimestrais, para analisar os indicadores.
- Promova ações de formação sobre conhecimentos financeiros e tecnológicos, para os colaboradores.
- Partilhe os objetivos financeiros empresariais com a equipa e promova uma cultura de transparência.
- Recorra a consultoria especializada, para, por exemplo, esclarecimento de dúvidas sobre questões tributárias ou apoio na adoção de novas ferramentas e processos digitais.
Com a checklist apresentada e estas estratégias adicionais, a sua empresa estará, então, preparada para enfrentar os desafios de mais um ano fiscal. Entre em contacto com os consultores especializados da VALORA, que o ajudarão na análise e na organização das suas contas.